Verbeteren of veranderen: jouw organisatie is klaar voor zij-instromers

Stop met ‘veranderen’

Dayenne begint met een krachtige boodschap: laten we het woord ‘veranderen’ loslaten. “Veel organisaties zien het verwelkomen van zij-instromers als een grote verandering. Maar als organisatie ontwikkel je continu; je verwelkomt nieuwe medewerkers en begeleidt stagiaires al jaren met succes. Het is dus geen fundamentele verandering, maar een verdere ontwikkeling van je bestaande processen en kennis.” Legt Dayenne uit. Door het zo te benaderen, zal het proces van het integreren van zij-instromers als minder ingrijpend worden ervaren. 

Het belang van zij-instromers  

De werkdruk binnen jeugdzorg is hoog en het vinden van nieuwe collega’s wordt steeds moeilijker. Zij-instromers kunnen helpen dit probleem op te lossen. Dayenne: “Maar de echte meerwaarde ligt in wat zij meebrengen: levenservaring, werkervaring en diversiteit. Deze diversiteit verrijkt teams, leidt tot nieuwe perspectieven en verhoogt de kwaliteit van besluitvorming en zorg. 

Durf klein te beginnen  

Ondanks de voordelen vinden veel organisaties het lastig om te starten met de inzet van zij-instromers. Dayenne adviseert: “Wacht niet op steun vanuit de volledige organisatie. Begin met een klein, enthousiast team. Geef hun de ruimte om te experimenteren en het voortouw te nemen. Succesvolle verandering begint vaak klein.” 

Overwin de obstakels 

Op basis van ervaringen bij gecertificeerde instellingen en pilot-organisaties, heeft Dayenne duidelijk in kaart kunnen brengen welke valkuilen vaak opduiken en hoe je deze overwint. 

    1. Kennis en kunde zijn essentieel 
"Zorg ervoor dat er binnen je organisatie voldoende kennis is van wet- en regelgeving, het normenkader, en de vereisten voor verantwoorde werktoedeling. Het is cruciaal dat meerdere medewerkers deze expertise bezitten. Een goede samenwerking tussen de uitvoerende afdelingen en HR is hierbij onmisbaar. Daarnaast is het belangrijk dat de collega’s die zij-instromers begeleiden, precies weten bij wie ze terecht kunnen met praktische vragen, vooral in de beginfase." 

    2. Kosten kunnen een struikelblok zijn 
"Als een zij-instromer nog niet SKJ-geregistreerd is, kan deze bekwame professional nog niet volledig of slechts gedeeltelijk declarabel worden ingezet. Dat brengt extra kosten met zich mee. Met de nieuwe Cao Jeugdzorg is er echter ruimte ontstaan om taken en werkzaamheden anders te benaderen. Door bekwame en bevoegde medewerkers flexibel in te zetten voor verschillende taken, kun je de kosten beheersbaar houden. Bij AlleKansenBenut! zeggen we vaak: “Niets doen kost ook geld”. Het inzetten van zij-instromers vraagt om een nieuwe kijk op werktoedeling. Stilstand kan op de lange termijn juist voor hogere kosten zorgen." 

    3. Inkoopcontracten en voorwaarden 
"Voor jeugdzorgaanbieders is het essentieel om de voorwaarden in inkoopcontracten goed te controleren. Vaak wordt geëist dat alleen SKJ-geregistreerde medewerkers bepaalde werkzaamheden mogen uitvoeren. In de meeste contracten eisen inkooporganisaties inmiddels werken volgens de Norm van Verantwoorde Werktoedeling. Is dit bij jouw inkoopcontracten nog niet het geval? Ga dan in gesprek met je inkooporganisatie om dit aan te passen." 

Maak het een succes  

Dayenne heeft niet alleen gezien welke obstakels je tegen kunt komen, maar ook hoe je echte successen behaalt. Hieronder deelt ze de belangrijkste inzichten die jouw organisatie helpen om van de inzet van zij-instromers een succes te maken: 

    4. Communiceer helder over de toegevoegde waarde voor de organisatie 

Dayenne: “In de praktijk groeit het draagvlak voor zij-instromers snel bij jeugdzorgorganisaties die diversiteit omarmen. Ze koppelen de inzet van zij-instromers direct aan de kwaliteitswinst voor hun organisatie. Dit zorgt ervoor dat teams precies weten waarom ze extra inspanning steken in het inwerken en begeleiden van deze nieuwe collega’s. Het is cruciaal dat bestuur en directie vanaf het begin expliciet zijn: benadruk dat het verwelkomen van zij-instromers niet alleen een oplossing biedt voor personeelstekorten, maar vooral de kwaliteit en diversiteit binnen teams versterkt.” 

    5. Bouw voort op bestaande structuren binnen de organisatie  

“Succesvolle organisaties integreren zij-instromers door aan te sluiten op wat al werkt: ze begeleiden al stagiaires, voeren een zorgvuldige onboarding uit voor nieuwe collega's en bieden aanvullende scholing aan. Deze bestaande systemen zijn vaak al goed ingericht, waardoor de stap naar het succesvol begeleiden van zij-instromers kleiner is dan gedacht,” legt Dayenne uit.  

    6. Analyseer wat extra nodig is voor succesvolle integratie van zij-instromers 

"Identificeer mogelijke obstakels en leer van de ervaringen van andere organisaties. Vraag bijvoorbeeld bij collega-organisaties hoe zij problemen hebben opgelost, zodat je veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden. Bij AlleKansenBenut! hebben we veel organisaties begeleid. We brengen je graag in contact met hen of helpen je zelf verder met een van onze deskundigen." 

    7. Begin op plekken met energie en enthousiasme in de organisatie  

Het opleggen van veranderingen vanuit de directie of het bestuur werkt zelden. Dayenne legt uit: “Top-down communicatie moet duidelijke richting geven en vooral ruimte bieden, waarna het bestuur alleen nog de warme ontvangst faciliteert. Start met een groep enthousiaste medewerkers. Geef hen de ruimte, verantwoordelijkheid en bevoegdheden om het proces te ontwikkelen. Deze mensen op de werkvloer hebben vaak de beste inzichten in wat werkt en wat extra nodig is voor de nieuwe groep collega’s. Zorg ervoor dat zij regelmatig hun voortgang kunnen bespreken en belemmeringen snel kunnen oplossen.”  

    8. Blijf betrokken en vier successen   

"Houd de voortgang goed in de gaten, ondersteun de enthousiaste groep en laat hen hun ervaringen delen binnen jouw organisatie. Vier successen, zoals het behalen van een SKJ-registratie door een zij-instromer. In de organisaties die we hebben begeleid, zagen we dat enthousiasme en succeservaringen in één team, de nieuwsgierigheid en het draagvlak in andere teams vergroten. Zelfs aanvankelijk sceptische collega’s raken zo betrokken."