Slimmer werken? Zo pak je dat aan!

Tip 1 - Pak de regie aan het begin van je werkdag

Slimmer werken begint al bij de start van je werkdag. Een goede start van je werkdag geeft je het gevoel dat je de regie in handen hebt. Plan daarom voor je aan de slag gaat eerst een kort moment in om overzicht te creëren. Je maakt dan een plan voor de werkdag die voor je ligt. Daarnaast bekijk je alvast binnengekomen e-mails, WhatsApp-berichten en je agenda voor de komende dagen. Met zo'n 'opstartmoment' voorkom je dat je tussen tussen cliëntafspraken door het idee hebt dat je misschien dingen mist. Een ander voordeel is dat je kansen gaat benutten om werkzaamheden efficiënt met elkaar te combineren.  

Tip 2 - Formuleer en bewaak duidelijk je grenzen

Het is belangrijk om de grenzen tussen werk en privé te bewaken. Zo bescherm je jouw energie en blijf je de beste versie van jezelf. Ook voorkom je dan dat je werk een te grote impact heeft op je privéleven en op je hersteltijd. Bedenk daarom wat jouw grenzen zijn. Uit onderzoek blijkt namelijk dat jeugdzorgprofessionals die hun baan goed volhouden, voor zichzelf duidelijke grenzen hebben geformuleerd. Die grenzen hangen uiteraard af van het type werk dat je doet en van je privésituatie. Ze gaan bijvoorbeeld over eindtijden van je werkdagen, het bewaken van vrije dagen en het begrenzen van (over)werken in avonden en weekenden. 

Tip 3 - Houd voor jezelf een caseloadoverzicht bij

Ook overzicht is heel belangrijk als je slimmer wilt werken. Want zonder overzicht loop je het risico dat je blijft rennen vanwege deadlines en acute problemen. Daardoor groeit ook je gevoel van werkdruk. Een caseloadoverzicht schept helderheid in je dagelijks werk. Het helpt je om openstaande actiepunten eerder op te sporen en om makkelijker prioriteiten te stellen.

Wat je precies in het overzicht zet, hangt af van je functie en zorgvorm. Noteer in elk geval de belangrijkste actie-informatie. Denk aan de looptijd van een beschikking en bepaling, de datum van het laatste zorgplan en overige belangrijke data. Gebruik geen herleidbare persoonsgegevens om datalekken te voorkomen. Maak je overzicht niet te lang: houd het bij één pagina. 

Tip 4 - Plan structureel tijd in voor openstaande taken

Als jeugdzorgprofessional heb je eigenlijk twee functies: hulpverlener én kenniswerker. In je rol van hulpverlener heb je het directe cliëntcontact. Je werkt met kinderen of gezinnen. Hierbij kan het gaan om één-op-één gesprekken met cliënten, huisbezoeken, het begeleiden van omgangsregelingen of het werken met jongeren op een groep. Deze contacten zijn waarschijnlijk de reden dat je dit werk bent gaan doen. 

In je rol van kenniswerker voer je activiteiten uit die ondersteunend zijn voor of die ontstaan uit je rol als hulpverlener. Je schrijft hulpverleningsplannen, evaluaties of verslagen. Hierin verwerk je ook binnengekomen e-mails en maak je de planning voor de komende periode. 

Als de rol van kenniswerker niet voldoende ruimte krijgt, dan lopen de achterstallige taken op en neemt je gevoel van werkdruk toe. Plan daarom in je werkweek structureel momenten in om openstaande taken te verwerken. Soms is het verleidelijk om die tijdsblokken op te offeren vanuit een appèl dat je voelt, maar daardoor stroomt jouw hoofd vol en help je uiteindelijk de cliënt ook niet optimaal.