Icon Arrow Icon Quote Icon Close Icon Enlarge Icon Calendar Icon Currency Icon Clock Icon Location Icon Shield Icon Chevron Icon Attachment Icon Download star icon-hat icon-tools

'Hoezo, wel een parkeerapp, maar geen rapportageapp?'

19 jan 2021

‘Werken met mensen. Daarvoor ben ik de zorg ingegaan en niet omdat ik computers zo leuk vind. Dan was ik wel ict’er geworden.’ Anouk Jellema van Elker Jeugdhulp & onderwijs in Groningen windt er geen doekjes om. Ze helpt met alle liefde gezinnen met problemen. Daar hoort ook het nodige regel- en papierwerk bij. Maar die uren achter de computer...  

Vrouw met koffie

Dat moet en kan anders, vindt de ambulant hulpverlener. Het idee voor een rapportageapp is geboren. Ze wint er de Gouden Accu 2019 mee, de prijs voor het beste idee voor de aanpak van werkdruk in jeugdzorg. Binnenkort is het zover: een projectgroep is gestart met haar idee om een tijdbesparende app te ontwikkelen. Het wiel opnieuw uitvinden is gelukkig niet nodig. Er zijn al veel slimme apps. De projectgroep onderzoekt welke het dichtst in de buurt komt van de wensen en eisen van jeugdprofessionals. En welke aanpassingen er nodig zijn.  

Met één druk op de knop in het systeem

Anouk Jellema werkt zo’n tien jaar in jeugdzorg. Inmiddels als gezinsbehandelaar, maar toen ze in de prijzen viel als begeleider beschermd wonen. Ze kan zich nog precies voor de geest halen, wanneer voor het eerst de contouren van de app op haar netvlies verschenen: ‘Toen ik anderhalf jaar geleden om 08.45 uur naar kantoor reed. In mijn hoofd speelde de film van de avond ervoor over een zware crisis met een cliënt. Mijn rapportage van die avond moest ik nog aanvullen. Ik parkeerde mijn auto en schakelde de parkeerapp in’. Op dat moment ging er een lampje branden. ‘Als je nou eens met één druk op de knop een rapportage zou kunnen inspreken en in het systeem zetten. Dat gaat echt een stuk sneller dan het uittikken van aantekeningen’, verzekert Anouk.  

‘Je kunt tussen twee huisbezoeken door al met het inspreken van de concepttekst beginnen. Bijvoorbeeld direct als je in de auto stapt. Dan praat je het meteen van je af en zit het niet meer in je hoofd. De app zou je ook kunnen gebruiken voor het maken van afspraken. Of om andere zaken te regelen.’ 

Een doorsnee werkdag van Anouk Jellema maakt helder dat niet alleen de rapportages veel tijd opslokken. Maar ook alle mailtjes, het regelen, noteren en verwerken van afspraken en de administratie. Een overzicht:  

  • Acht uur: rapportages afronden vorige dag.
  • Van negen tot elf: twee huisbezoeken, aantekeningen maken.
  • Elf uur: cliëntoverleg en rapportage.
  • Twaalf uur: afdelingsvergadering.
  • Een uur: casemanager bellen, aansluitend schooloverleg en verwerken in systeem.
  • Drie uur: vader bellen van cliënt. Verwerken in systeem.  

'Ik ben dagelijks zo’n drie uur kwijt aan administratie en registratie. Die tijd investeer ik liever in mijn cliënten. Anouk Jellema zet in op een halvering van de rapportagetijd. Per dag levert dat anderhalf uur tijdwinst op, in een vierdaagse werkweek zes uur. Zeg maar de tijd, die nodig is om een gezin te helpen. Tel uit je winst, als alle jeugdprofessionals dit zouden gebruiken.’ 

Privacy en veiligheid 

Zo’n app voor jeugdzorg is geen kinderspel. Er komt van alles bij kijken, ook op het gebied van privacy en veiligheid. Zodat cliëntgegevens versleuteld in het systeem komen en niet op straat belanden, voegt Anouk Jellema toe. ‘Niet voor niets gaat een speciale werkgroep van Jeugdzorg werkt! aan de slag met deze app. Ik schuif ook aan, met ict’ers en andere jeugdprofessionals. We zoeken nog professionals om ideeën en wensen op te halen en voor een pilot om de app te testen.’ 

Denk mee! 

Wat zijn jouw eisen aan de app? En wat zijn aardige extra’s? Wat bepaalt of jij de app wel of niet gebruikt? Wil jij als jeugdprofessional een bijdrage leveren? Meld je aan om mee te denken over wat de app moet kunnen en je ontvangt een uitnodiging voor de online brainstorm in februari. De datum is nog niet bekend. Of meld je aan om de app later dit jaar te testen.

Stuur een e-mail naar projectleider Veronica Jocker, vjocker@fcb.nl en vertel hoe je ons wilt helpen. Vermeld ook je functie en de naam van de organisatie. We zoeken professionals van gecertificeerde instellingen en jeugdhulporganisaties. 

Naar de prijsuitreiking van de Gouden accu

Meer lezen over werkdruk en werkplezier?

Bekijk de goede voorbeelden