Willemijn Klop: Succesvol integreren van zij-instromers

Van zij-instromer naar ervaren begeleider 

Willemijn is zelf ook voormalig zij-instromer in jeugdzorg en momenteel werkzaam als jeugdbeschermer bij een gecertificeerde instelling. Willemijn: “Nadat ik mijn SKJ-registratie heb behaald, ben ik direct aan de slag gegaan als jeugdbeschermer. Dat heeft drie jaar geduurd tot er een vraag vanuit mijn afdeling kwam om nieuwe zij-instromers te begeleiden. Zo ben ik ook bij Alle Kansen Benut! terechtgekomen”, legt Willemijn uit. “Samen met Sylvia van Gaal, ook lid van het AKB!-deskundigenteam, ging ik op pad om te voelen wat een zij-instromer beweegt en meeneemt in een nieuw werkveld. Al snel merkte ik dat ik, dankzij mijn gesprekstechnieken en diverse tools, klaar was voor het begeleiden van een nieuwe lichting collega’s. Daar waren het team en ik heel erg blij mee.”

De rol van begeleider: divers mensenmanagement 

Willemijn is in haar rol als begeleider inmiddels niet meer weg te denken bij de integratie van nieuwe zij-instromers in jeugdzorg. “Ik bied in mijn rol praktische tips en persoonlijke ondersteuning, waardoor zij-instromers zich gezien en gehoord voelen.” Haar betrokkenheid en ervaring maken haar tot een waardevolle steunpilaar voor zowel de zij-instromers als de organisatie. "Op het moment dat zij-instromers starten en zijn aangemeld bij de organisatie waar ze de opleiding gaan volgen, begint mijn bijdrage al. Dan kijk ik samen met hen naar de opdrachten die ze daarvoor moeten doen en bespreek ik ook direct hun wensen, wat ze van mij verwachten en hoe ze het contact willen onderhouden”, vertelt Willemijn. “Daardoor is het heel divers en spreek je echt over maatwerk.”  

Een afwisselend stukje mensenmanagement dus. Daarom vragen onder andere HR-managers Willemijn vaak om hulp. “We hebben een nauwe samenwerking, de HR-afdeling en ik. Samen kijken we naar wat er voor nieuwe collega’s binnenkomen en hoe we direct met hen aan de slag kunnen gaan. Er moet een duidelijk beleid staan om dit soepel te laten verlopen voor zowel de zij-instromer als de organisatie. Hiervoor gebruik ik zelf ook graag de wegingstabel van Jeugdbescherming west”, vertelt ze. 

De uitdagingen voor zij-instromers 

Als voormalig zij-instromer begrijpt Willemijn de uitdagingen voor nieuwe zij-instromers als geen ander. Willemijn: "Zij-instromers hebben vaak een carrière achter de rug. Ik ging zelf bijvoorbeeld van een senior-functie naar een junior-functie. Ik probeer deelnemers mee te geven dat je ondanks die verschuiving juist in je kracht moet blijven. Wat je hebt gedaan draag je met je mee en is juist zo waardevol", deelt ze. Ook wil Willemijn fungeren als persoonlijke ontwikkelingscoach. “Zelf had ik het geluk dat ik deze in mijn tijd als zij-instromer toegewezen kreeg, maar dat is niet overal vanzelfsprekend. Echter merk ik dat dit essentieel is om bij te dragen aan een gezonde werk-privébalans van de zij-instromer. Ik vraag daarom altijd hoe het thuis gaat, wat het werk met ze doet en ik benadruk het belang van een stabiele, rustige (thuis)basis.”  

Willemijns ervaring en betrokkenheid maken haar tot een waardevolle schakel in de begeleiding van zij-instromers. Door aandacht te besteden aan hun specifieke behoeftes en hen de juiste ondersteuning te bieden, kunnen organisaties deze waardevolle nieuwe collega's succesvol integreren en laten floreren in hun nieuwe rol. 

De behoeftes van zij-instromers 

Vanuit haar eigen ervaring als zij-instromer, haar huidige werkervaring als begeleider en nauw contactpersoon voor onder andere HR-managers, heeft Willemijn in kaart gebracht welke behoeftes zij-instromers hebben. We zetten ze voor je op een rij:  

1. Meegenomen worden in het werk 

"Zij-instromers willen niet alleen leren vanuit boeken of opdrachten, maar vooral door dingen te doen en mee te draaien in de praktijk," zegt Willemijn. Zij-instromers zijn vaak doeners die gewend zijn om praktisch bezig te zijn. 

2. Ondersteuning en begeleiding 

Zij-instromers hebben behoefte aan iemand bij wie ze hun verhaal kwijt kunnen en die hen kan helpen bij het navigeren door de nieuwe werkomgeving. Willemijn: “Ik fungeer vaak als vertrouwenspersoon die zij-instromers kunnen appen, bellen of mailen. Dat moet je ook meer zien als persoonlijke begeleiding. Belangrijk om te onthouden is dat je daarnaast ook een werkbegeleider hebt en een begeleider die specifiek gericht is op het traject tot de registratie.”  

3. Balans tussen werk en privé 

“Het is belangrijk dat zij-instromers leren hoe ze hun tijd moeten managen, zodat ze niet overbelast raken en voldoende tijd hebben voor hun privéleven," benadrukt Willemijn. “Dat is lastig en daarom gaat dit punt hand in hand met het vorige. Als begeleider breng ik in kaart of het de zij-instromer lukt om het werk te combineren met privé. Als dat niet gaat, koppel ik dat terug aan bijvoorbeeld een HR-manager of betrokken gedragswetenschapper. Ondertussen gaat de zij-instromer ook zelf aan de slag om die balans te zoeken. Zelf hanteer ik twee weken voor hen om te kijken of ze dit zelf lukt, maar mocht dat niet zo zijn dan schieten wij te hulp.” 

4. Duidelijke verwachtingen en structuur 

“Zij-instromers hebben baat bij een duidelijk traject en willen weten wat er van hen verwacht wordt, inclusief de tijd die ze aan opdrachten mogen besteden binnen werktijd”, vertelt Willemijn.  

Wat jij kunt doen als organisatie 

Omdat Willemijn in de praktijk zoveel voorbeelden tegenkomt en de behoeftes van zij-instromers in kaart heeft gebracht, weet ze ook welke stappen je als organisatie moet zetten om hieraan te voldoen: 

1. Voldoende begeleiding en ondersteuning bieden 

Allereerst is het bieden van voldoende begeleiding en ondersteuning ontzettend belangrijk. Dit kan door interne begeleiders aan te stellen die de organisatie goed kennen. "Het is belangrijk dat de begeleiding losstaat van elkaar, zorg dat je het goed hebt ingekaderd en er genoeg begeleiding is, zowel voor het traject tot registratie als voor het individuele leer- en werktraject," adviseert Willemijn.  

Zij-instromers hebben baat bij een duidelijk aanspreekpunt die hen door de verschillende fasen van hun integratieproces loodst. Besteed daarbij als begeleider ook aandacht aan de persoonlijke situatie van de zij-instromer, zoals hun thuissituatie. “Zij-instromers kiezen voor een baan in de (jeugd)zorg vanuit een wens om van maatschappelijke waarde te zijn. Iets terugdoen voor mensen. Daarbij moet je als organisatie dus ook nooit de menselijke en persoonlijke kant van hun begeleiding uit het oog verliezen.” 

2. Een goed protocol opstellen 

Zorg voor een duidelijk beleid en een goed doordacht traject en communiceer dit naar alle betrokkenen. "Een goed protocol is essentieel," zegt Willemijn. “Dit omvat bijvoorbeeld wat het traject inhoudt, hoelang het duurt, en wat er van het team binnen je organisatie én de zij-instromer wordt verwacht.” 

3. Tijd en ruimte geven voor opdrachten 

Sta zij-instromers toe om een deel van hun werktijd te besteden aan hun opleiding en opdrachten. Willemijn: “Organisaties moeten tijd en ruimte beschikbaar stellen voor zij-instromers om hun opdrachten te maken en hun het traject optimaal te kunnen laten volgen. Dit betekent dat de zij-instromer genoeg uren in de praktijk moet kunnen proeven, maar ook tijd over moet hebben voor zijn of haar opdrachten. Die balans is essentieel en daar moet je als organisatie in faciliteren. Ook om te laten zien dat je hierin meedenkt met die zij-instromer die zo bewust een switch heeft gemaakt naar ander werk waarvoor zij zelf bijvoorbeeld ook tijd inleveren met hun gezin, familie, vrienden et cetera.”  

“Een concreet voorbeeld is dat je als organisatie de inwerkperiode en verplichte trainingen goed met elkaar kunt afstemmen op het opleidingstraject. Mocht je als organisatie in de inwerkperiode of proeftijd van een nieuwe collega verplichte trainingen hanteren, neem dan goed onder de loep of die ook nodig zijn voor de zij-instromer”, legt Willemijn uit. “Het opleidingstraject combineren met deze verplichte trainingen is namelijk echt een dubbele belasting voor de zij-instromer. Als hier een betere balans in te vinden is kun je dit effectief minimaliseren.” 

4. Een goede teamdynamiek creëren 

Zorg ervoor dat teams openstaan voor nieuwe collega's en hen actief betrekken bij het werk. "Het is belangrijk dat zij-instromers meegenomen worden door collega’s. Die bereidheid moet er wel zijn," benadrukt Willemijn. “In de praktijk zie ik dat nog niet altijd terug. Daarom is het voor organisaties belangrijk om teams ook goed in te lichten over de komst van een nieuwe collega. Bereid hen voor op wat ze te wachten staat, waarom ze iemand moeten begeleiden en wat ze daarvoor terugkrijgen.” 

“Het creëren van een ondersteunende cultuur binnen een team draagt bij aan hoe snel een zij-instromer zich op zijn plek zal voelen. Hiervoor kun je ook kijken naar de kwaliteiten van de zij-instromer en gebruikmaken van matching. Daarbij breng je in kaart wat een team nodig heeft en wat deze nieuwe collega daaraan kan bijdragen. Zo zet je de juiste persoon op de juiste plek en voelt het team zich ook gezien en gehoord”, legt ze uit.  

Conclusie: doen! 

Willemijn benadrukt dat het vooral belangrijk is om actie te ondernemen. "Er zitten echt parels tussen die we niet uit een reguliere procedure hadden kunnen halen. Daar kom je alleen achter door te doen," zegt ze. Zij-instromers brengen passie, leergierigheid, levenservaring en werkervaring mee. Hun enthousiasme en frisse perspectieven zijn een waardevolle aanvulling op de huidige medewerkers. "Stap uit de tunnelvisie van kijken naar wat er niet mogelijk is en start met het kijken naar het grote plaatje. Speel in op de behoeften van de zij-instromers en houdt hierbij nauw contact met je teams, (HR-)managers en andere betrokkenen. Zoek de gouden combinatie tussen wat zij willen en hoe de zij-instromer hier een antwoord op is”, vertelt Willemijn. “Dan komen daar echt hele mooie dingen uit.”  

Door deze randvoorwaarden te hanteren, kunnen organisaties een ondersteunende en mooie en gezonde omgeving creëren voor zij-instromers. Dat geeft een gegarandeerde kans van slagen voor de zij-instromer op een succesvolle integratie en goede stap richting hun nieuwe werk.