Innovatie bij Youké: van idee tot uitvoering

Hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen jouw organisatie de kans krijgt om met een goed idee de hulpverlening te innoveren? We volgden Youké in hun proces om medewerkers mee te laten denken over innovatie in een speciaal innovatieprogramma. In dit eerste verhaal interviewen we strategisch adviseur beleid Erik Klaassen (foto: links) en teamhoofd Conny Wijnands (foto: rechts) over hoe dat ging en wat ze van die periode hebben geleerd. 

"Innoveren kan ook om heel kleine dingen gaan"

Erik: "Innoveren is ons niet vreemd. In 2013 is de JIM methode bij ons ontwikkeld. JIM staat voor jouw ingebrachte mentor en past volledig bij onze overtuiging dat je het netwerk meer moet betrekken. Dat was een heel groot project dat landelijk navolging kreeg. Een soort innoveren voor gevorderden dus. Door dit project hebben we ervaren hoe je een goed idee projectmatig aanpakt, methodisch onderbouwt en uitwerkt. Daarna rees de vraag bij de managers en teamhoofden: hoe houden we dat innovatieve vermogen levend zodat grote en kleinere ideeën de kans krijgen om uit te groeien tot iets blijvends dat het werk voor onze medewerkers en cliënten beter maakt?"

"Iedereen die iets instuurde mocht komen pitchen"

Conny: "Onze bevlogen accounthouder zei: laten we iedereen die denkt ‘Ik loop hier tegenaan en heb een goed idee om het op te lossen’, verleiden om dit te komen pitchen voor het bestuur. Iedere medewerker kon een mail sturen met het idee in een paar zinnen. We probeerden de drempel zo laag mogelijk te maken: je hoeft geen uitgebreide plannen te schrijven, het is vooral leuk! Iedereen die iets instuurde, werd uitgenodigd om te komen pitchen. Als het paste binnen Youké, wandelde je de deur uit met een advies hoe je het verder kon aanpakken."

"Ik heb zelf ook gepitcht", zegt Conny. "Ik zag dat er onvoldoende ondersteuning en behandeling was voor hoogbegaafdheid in het speciaal onderwijs. Dat heeft geleid tot een hoogbegaafdheidsexpertteam.’  Erik: ‘Het heeft mooie dingen gebracht maar toch niet zoveel als we hadden gehoopt. Het bleef te veel bij losse initiatieven. Er bleek nog te weinig voedingsbodem om mensen in beweging te krijgen. We wilden meer toe naar een klimaat waar alles zo is ingericht dat iedereen met een goed idee optimaal de kans krijgt dit verder te brengen. Dat ze niet in het diepe hoefden te springen om erachter te komen dat er geen water is of ze niet kunnen zwemmen. Maar hoe kom je dan wel tot een werkklimaat waar innovatie volledig is ingebed?"

Interviews om te kijken wat er nodig is

Erik: "Om die reden is er een projectteam van early adapters en enthousiastelingen gestart. Zij hebben door de hele organisatie interviews gehouden om daar zicht op te krijgen. Zij hoorden van medewerkers: ik heb heus ideeën, maar ik weet niet waar ik naartoe moet om dit te delen? En ondanks alle goede intenties, vonden mensen het spannend om te komen pitchen. Dat idee bleek toch te top-down. Daarbij was het beeld bij innoveren het JIM beeld: behoorlijk groots en meeslepend. Dat wilden we niet want innoveren kan juist ook om heel kleine dingen gaan. Zo kwamen we uiteindelijk op het plan van een team innovatiemakelaars.

In dit tweede verhaal over innovatie bij Youké gaan we dieper in op het organiseren van een team innovatiemakelaars. En zien we hoe een innovatief idee een belangrijke plek verwierf in de hulpverlening van Youké. Projectleider Marten Goudzwaard en innovatiemakelaar Ben van Leeuwen vertellen hoe ze dit hebben aangepakt.

"Geen eindeloze projectplannen"

Ben: "We zijn binnen Youké altijd al bezig geweest met innovatie en vernieuwing. Er is een tijd geëxperimenteerd met de mogelijkheid om je idee te pitchen voor de bestuurder. Er lag een organisatiestrategie voor 2020 – 2025 met de pijlers: meteen goed, persoonlijk en dichtbij. Daaruit liepen een aantal innovatieprogramma’s op verschillende plekken in de organisatie. Maar door het ontbreken van een goede structuur was het nog te afhankelijk van allerlei factoren of iets goed van de grond kwam of niet. Zeven mensen die feeling hadden met innovatie kregen budget en ruimte van het managementteam om te zorgen voor een innovatief klimaat én een structuur om het te laten staan als een huis."

"Design thinking past bij Youké"

Marten: "Voor die structuur gingen we op zoek naar een methode die bij ons past. We waren allemaal meteen enthousiast over design thinking. Een methode om een vraagstuk via een bepaalde structuur aan te pakken en te experimenteren met een oplossing. Altijd vanuit de vraag: hoe levert dit het meeste op voor de klant? Dat sprak ons meteen aan: design thinking past bij Youké. Ook omdat je niet eindeloos projectplannen gaat schrijven maar snel aan de slag gaat. Want waarom een hele pilot optuigen als je in een experiment op kleine schaal snel ziet wat werkt en wat niet en je problemen meteen kan tackelen? Maar dat blijft een uitdaging hoor. Je bent toch geneigd om er van alles bij te halen."

Hoe werkt het in de praktijk?

De zeven innovatiemakelaars zijn inmiddels getraind in design thinking. Aan de hand daarvan wordt een idee aangepakt. Marten: "Omdat medewerkers het lastig vinden om een idee dat ze hebben, goed uit te denken en verder te brengen, helpen we hen daarmee. Meestal doen we dat met zijn tweeën: één denkt actief mee, de ander bewaakt het proces. We ondersteunen, bevragen en brengen de juiste mensen bij elkaar. Maar we nemen het idee niet over. Daardoor hebben we veel meer commitment van degene die het idee inbrengt. We brengen daarnaast collega’s met soortgelijke ideeën bij elkaar om te voorkomen dat meerdere mensen hetzelfde wiel aan het uitvinden zijn en om de krachten te bundelen."

Ben: "Omdat we niet zomaar iets wilden starten zonder stevig fundament, hebben we in het begin veel tijd besteed aan het ‘meenemen’ van iedereen. Die ruimte kregen we ook. We vroegen medewerkers: wat betekent innovatie voor jou? En wat heb jij ervoor nodig om je ideeën verder te brengen? Om mensen te enthousiasmeren en te triggeren, hebben we als kick-off op 1 juli 2021 een innovatiedag georganiseerd. Een superleuke dag met allerlei workshops. Aan het eind van de dag hebben we de aanwezigen laten stemmen met welk thema we als eerste aan de slag moesten gaan. Dat werd: Digitalisering in de jeugdhulp. Dat werd meteen onze eerste campagne.

Alle ideeën zijn welkom natuurlijk, maar we doen twee campagnes per jaar om gericht ideeën op te halen rond een bepaald thema. De meest in het oog springende ideeën waarmee we aan de slag zijn gegaan zijn het inzetten van de VR bril en happybot Felix op onze groepen. Felix is een robothondje waarmee het mogelijk is voor kinderen om op een eenvoudige manier stil te staan bij zoiets belangrijks als: hoe voel ik me? En via Felix kunnen zij hierover communiceren met vrienden, familie of hulpverleners. Dat gaat gemakkelijker dan met woorden."

Communicatie en een platform

Ben: "Als je iedereen wilt meenemen en enthousiasmeren, is communicatie essentieel. WeCreate is het digitale platform waar medewerkers al hun ideeën kunnen delen en waar alles bij elkaar komt. Omdat het meteen opstart als je Microsoft Teams opent, ziet iedereen het elke dag. De start van het platform hebben we feestelijk gelanceerd. En we hebben lunches op de locatie georganiseerd waar iedereen vragen kon stellen maar ook meteen ideeën kon inbrengen. Het werpt zijn vruchten af. We zien dat medewerkers elkaar vragen stellen zoals: hoe kunnen wij ervoor zorgen dat wij nog meer werkplezier hebben en op welke manier kunnen wij nog beter aansluiten bij de belevingswereld van de kinderen, jongeren en hun (pleeg)ouders? Fantastisch om te zien hoe steeds meer mensen worden aangestoken door die innovatieve manier van denken."