“Jaarlijkse gesprekken gaan niet meer alleen om functioneren”

Meer de inhoud in

De VVIP-gesprekscyclus bestaat uit een ontwikkelgesprek en een reflectiegesprek met daartussen een continue dialoog tussen leidinggevende en medewerker. Hiermee wil iHUB haar medewerkers de regie geven over hun ontwikkelwensen, ambities en vakmanschap. Carina en haar team gebruiken het sinds maart, tot volle tevredenheid: “Ik stuur leidinggevenden aan op de locaties en zij werken ook met VVIP. Wij zijn heel enthousiast over de werkwijze, want je gaat veel meer de inhoud in tijdens zo’n gesprek. Het gaat niet meer alleen om functioneren. Vragen als ‘waar sta ik en wat wil ik zelf?’ komen ook aan bod.”

Medewerkers behouden 

“We merken dat we sneller tot verbinding komen,” vertelt Carina. “Medewerkers komen makkelijker naar ons toe om bijvoorbeeld te vertellen dat ze minder lekker op hun plek zitten of dat ze zich willen doorontwikkelen. Je bent er eerder bij. In plaats van dat medewerkers op zoek gaan naar ander werk, voelen ze zich gesteund om binnen hun huidige werk op zoek te gaan naar uitdaging of extra waardering. 

Een voorbeeld? Bij Horizon werk je of op de groep of bij een ambulant team. Sommige medewerkers wilden niet meer op de groep werken. We zagen dat zij gingen kijken naar iets anders, binnen of buiten de organisatie. Omdat we sneller in gesprek zijn met onze medewerkers konden we een collega van de groep bij het ambulante team plaatsen en hiermee behouden voor Horizon. Dat zij naar een functie extern keek, hadden we zonder de VVIP-gesprekscyclus niet geweten. 

In 2021 was ons personeelsverloop heel hoog. Er vertrokken 23 mensen. Als ik nu kijk op onze locatie is het verloop dit jaar met elf medewerkers veel lager. Dat is een merkbaar verschil. Ik weet zeker dat de gesprekken die we dankzij VVIP voeren daarbij helpen. Dus écht luisteren en horen wat de medewerker vindt.”

Andere vragen stellen 

“We hebben een compleet handboek waarin duidelijk staat welke vragen je kúnt stellen over verbinding, voortgang, impact en positiviteit”, zegt Carina. “Maar je hóeft ze niet te stellen.” Ze geeft toe dat het tijdens de eerste gesprekken even zoeken was. “Wat bespreek je wel en wat niet? En hoe werk je met het format? Met de meeste mensen kom je gewoon in gesprek en heb je het handboek helemaal niet nodig, maar er zijn altijd medewerkers bij wie je je afvraagt hoe je verder komt. Mensen die bijvoorbeeld stellen ‘ik doe mijn werk en dat is het wel’. Juist dán helpen de handvatten die VVIP biedt. 

Voorheen gingen gesprekken vooral over het werk en hoe je functieprofiel zich verhoudt tot het werk dat je doet. Nu vraag je bijvoorbeeld hoe leuk iemand het vindt, of iemand werkgeluk ervaart en hoe dat werkgeluk zich verhoudt tot de organisatiedoelen. Welke talenten heb je en welke wil je ontwikkelen? Dankzij deze gesprekken konden we medewerkers een beter passende plek geven of ze ander soort werk aanbieden.”

Betekenisvolle gesprekken

De medewerkers zijn volgens Carina positiever, omdat ze dankzij het laagdrempelige karakter van de gesprekken veel meer in verbinding zijn met hun leidinggevende. “Het gaat niet alleen om het ontwikkelgesprek en het reflectiegesprek, juist de gesprekken daartussenin zijn belangrijk.

Omdat je tijdens het ontwikkelgesprek veel meer de diepte ingaat, heb je tussendoor veel betekenisvollere gesprekjes met medewerkers. Je loopt makkelijker even binnen bij elkaar om terug te komen op wat er besproken is tijdens het ontwikkelgesprek en te vragen hoe het nu gaat. Je merkt dat medewerkers dat heel erg waarderen. Die ‘tussengesprekjes’ hadden we al wel, maar nu kunnen we ze koppelen aan het ontwikkelgesprek. Ik kan een programma als VVIP andere organisaties dan ook zeker aanraden, vooral het laagdrempelige karakter ervan is waardevol.”